Så gör du för att anlita rätt konsult

Snabba leveranser eller fokus på en bra kvalitet som håller för belastningen? Missnöjet pyr och teamkänslan är inte på topp. I går sjukskrev sig en av testarna och ni har sprintdemo i morgon.

Känns situationen igen? Alltför ofta hamnar vi i situationer där det till slut blir svårt att se skogen för alla träd. Tydligt är att det i någon mån handlar om brist på resurser. En konkret lösning i ett sådant läge kan vara att stärka upp bemanningen, i alla fall på kort sikt. Men var är det egentligen skon klämmer? Är det en ren resursförstärkning som behövs, eller är det kompetensen som brister? Kanske behöver ni också fundera kring arbetssätt och varför ni har svårt att prioritera?

Börja i rätt ände

  1. Ta kontroll över situationen
    Ett tips i ett sådant läge är att ta en förutsättningslös dialog med några olika konsultleverantörer. Beskriv situationen, ställ öppna frågor och få även dem att fråga er om hur ni jobbar. De har eller har säkert haft kunder som befinner sig i samma situation och kan berätta hur andra har löst liknande utmaningar. Detta blir samtidigt ett bra tillfälle att själv stanna upp och reflektera över situationen.
  1. Definiera rätt behov
    Dessa samtal ger ofta värdefull input för att du ska kunna beskriva det verkliga behovet. Om det handlar om en ren bemanningstjänst, eller om det är en specifik kompetens som teamet faktiskt behöver stärka upp med. Det kanske till och med handlar om att förändra arbetssättet. Beskriv behovet på både kort och lång sikt. Kategorisera också gärna vilken typ av leverantör som är aktuell, IT-bemanning eller specialistleverantör. Se till att få med både hårda och mjuka kompetenser, så att du även tar höjd för hur den kommande konsulten kommer att passa in i kulturen i teamet.
  1. Hitta stöd för att beskriva behovet
    Om behovet är svårt att beskriva kan det vara aktuellt att göra en kortare scanning av nuläget genom att genomföra en workshop för att identifiera vad som i dagsläget hindrar att ni når era mål. Denna workshop bör genomföras tillsammans med teammedlemmarna och gärna också med någon oberoende part för att få ett neutralt öga på behovet. Utifrån denna kortare workshop får du ytterligare underlag för att beskriva behovet.

Gör ett noggrant urval, tänk både hårt och mjukt

När du nu fått koll på behovet och kommit till klarhet att de handlar om att ta in extern konsulthjälp, kontaktar du konsultleverantörerna och ber dem mappa in sina kandidaters kompetenser, erfarenheter och personligheter mot er behovsbeskrivning. Utifrån det görs en första gallring. Att träffas live är det bästa sättet att säkerställa att du får in rätt kompetens. Förutom att checka av att de mer hårda kompetenskraven uppfylls, är det också bra att gå igenom ett case i form av en relevant problemsituation. Då får du samtidigt en bild av hur konsulten agerar live, kommunicerar och vilken uppfattningsförmåga personen har. På intervjun ska självklart representanter från teamet vara med för att säkerställa att även personkemin och teamsammansättningen blir rätt. Såklart är även pris en parameter i urvalet.

När ni väl bestämt er för att anlita en konsult är det förstås bra att i god tid se till att alla praktikaliteter, som att beställa dator, passerkort, behörigheter etc är ordnade när konsulten anländer.

När din nya resurs väl är på plats

Att tydliggöra förväntningar på konsulten och rollen är superviktigt. Med tydlighet och full transparens skapar du bra förutsättningar. Handlar det om kompetensförstärkning är det viktigt att det finns tydliga förväntningar på kompetensöverföring från konsulten och att det avsätts ordentligt med tid för det. Lika viktigt är förstås att det finns en uttalad mottagare för kompetensöverföringen i den befintliga organisationen och att den eller dessa personer är väl medvetna om förväntningarna på att ny kompetens ska tas emot och kunna användas i det dagliga arbetet. En kompetensplan där även rena utbildningsinsatser ingår är ett bra verktyg för att säkerställa att kompetensutvecklingen blir verklighet.

Handlar det om att behovet på lång sikt är en rekrytering, kan det vara bra att redan från början vara tydlig med det. Då kan konsulten bidra till förberedelserna inför en extern rekrytering genom att vara delaktig i arbetet med att definiera kravprofilen.

Någon form av ”buddysystem” gör det lättare för konsulten att snabbt komma in i arbetsuppgifterna. Korta introduktionsgenomgångar parallellt med att konsulten på egen hand tar sig an aktuella uppgifter är ofta en bra kombination. För att nå full produktivitet och en bra teamkänsla är det viktigt att konsulten blir en teammedlem på samma villkor som de övriga i teamet, får samma information och även bjuds in att vara med på till exempel eftermiddagsfikan.

Hur avslutar du på bästa sätt?

Efter ett tidsbegränsat uppdrag är det, som i alla andra fall, viktigt att i god anda göra en gemensam utvärdering tillsammans med konsulten och teamet. Ett retrospektiv helt enkelt, som speglar de förväntningar som fanns när uppdraget startade. Vad har fungerat bra? Vad har varit mindre bra? Vilka är de konkreta resultaten? Vad tar vi med oss för erfarenheter till nästa gång?

Ett avslut bör också aviseras i god tid så att alla parter kan ställa in sig på det och planera utifrån det.

QESTIT's resurser

Kontakta gärna oss på QESTIT när ditt behov är resurser inom kvalitetssäkring. Vårt fokus är att lyssna in dig. Vi bjuder gärna på vår kunskap för att hjälpa dig att förstå just ditt behov. Oavsett om vi kommer fram till att det handlar om att ni vill lära er nya testmetoder, bygga ett ramverk för testautomation eller få hjälp av en kvalitetscoach som coachar hela teamet att ta ansvar för kvaliteten.

 

Gå tillbaka

Vi rekommenderar också