Kravställning på rätt nivå ger större affärsnytta

En del har varit med och beställt den, andra har konfronterats med den i vardagen och en tredje har varit med och levererat den. Vi talar om lösningen som inte löste problemet! Vad kan du som beställare göra för att oftare lyckas med att beställa lösningar som möter upp mot de bakomliggande behoven i din verksamhet?

Svaret är att tänka behovsorienterat och våga ta med leverantören i dialogen kring kravutvecklingen!

Tänk behovsorienterat och kommunicera på rätt abstraktionsnivå

Krav kan uttryckas på många olika sätt beroende på vem du frågar, ta en runda på verksamhetsgolvet och du snappar sannolikt upp saker mellan himmel och jord.

”Tänk om vi kunde ha ett systemstöd som gjorde att vi kunde handlägga fler ärenden per dag.”
”Jag skulle vilja att det gick att lägga in nya värden utan att behöva kontakta leverantörens support.”
”Jag vill ha en ny knapp just HÄR och den skall vara blå!”

Känslan av att verksamhetens krav ofta är allt mellan himmel och jord brukar vi kravhanterare förklara med att kraven kommuniceras på olika abstraktionsnivåer. Vissa är övergripande, andra extremt detaljerade. Om kraven dessutom framställs till leverantören på fel abstraktionsnivå, riskerar lösningen att fokusera på att leverera detaljerna istället för helheten.

Beställer du en knapp så får du i värsta fall bara en knapp – och en knapp löser sällan ensam de komplexa problem som verksamheter brottas med idag. Den som tror det kommer att bli besviken. Ändå är det ganska ofta på den mest detaljerade knappkramande abstraktionsnivån som en beställning kommuniceras från kund till leverantör. Om du grundar dina beställningar på allt för detaljerade lösningskrav, utan att se vilka behov som driver kraven, finns stor risk att lösningen missar målet. Istället för att uppnå dina effektmål blir du sittande med din nya knapp, samma gamla problem, en saftig faktura, sura användare och mindre pengar i projektbudgeten!

Därför är det viktigt att du som ska formulera en beställning fokuserar på att det är det bakomliggande behovet som driver kraven och som först och främst måste identifieras. Den blå knappen är kanske bara en av tio delar i att avhjälpa ett verksamhetsproblem eller att uppnå ett effektmål. Problem måste i de allra flesta fall attackeras från flera håll för att lösas, då många verksamhetsproblem i grund och botten har ursprung i organisation och rutiner snarare än i mjukvaran. Således är också långt ifrån alla lösningar relaterade till förändringar i mjukvaran, vilket är viktigt att komma ihåg när du ska beställa något nytt i avsikt att lösa ett problem.

Våga blanda in leverantören i diskussionen

Att kommunicera vad du vill uppnå istället för hur det ska gå till, ökar sannolikheten för att du kommer få förslag från din leverantör som bättre möter dina behov. Du och din leverantör har olika erfarenheter och perspektiv på det problem som ska lösas och tillsammans kan ni hjälpas åt att få fram ett optimalt ”hur”. I fallet problem- och behovsanalys kokar faktiskt fler kockar en godare soppa!

 

Vertikal spårbarhet säkerställer att det du beställer ger effekt

Det är viktigt att tänka spårbarhet mellan de krav som verksamheten har och de effektmål som lösningen ska uppfylla. Genom att visualisera kopplingen mellan krav och effektmål, ökar sannolikheten för att du hittar ännu fler krav som måste ställas och vinklar som problemet måste angripas ur för att till fullo kunna lösas.

Kanske har verksamheten kommit med krav som inte pekar mot något identifierat effektmål alls? Bör dessa då inte genomföras eftersom de inte bidrar till att uppfylla effektmålen, eller indikerar kraven kanske att det finns ytterligare bakomliggande behov som ännu inte är identifierade? Att arbeta aktivt med vertikal spårbarhet mellan krav på olika abstraktionsnivåer gör att du oftare lyckas nå dina mål och därigenom säkra affärsnyttan i både din verksamhets- och systemutveckling.

För vem vill egentligen vara en del i lösningen som inte löste problemet?
Vill du bli bättre på att hantera krav på rätt abstraktionsnivå vid rätt tillfälle?
Delta på ADDQs kurs i grundläggande kravhantering.

Kort om författaren

Sara Almvide är en passionerad kravhanterare med många års erfarenhet från healthcare, där hon har arbetat både med kravställning vid systemimplementation i kundmiljö och med produktledning. På ADDQ är hon en del av ett initiativ för att öka medvetenheten om vikten av att vara en kravkompetent kundorganisation.